Facharbeiten Zürich 2009

Webtool "Erstellen von Standardofferten" für die Abteilung Online Communication
Scherrer René, Siemens Schweiz AG

Umfeld:

Bei Siemens Schweiz AG, Abteilung Online Communications, werden für interne und externe Kunden/Bereiche Inter- und Intranetaufträge ausgeführt. Vorgängig müssen dafür Offerten erstellt werden. Sämtliche Angebote werden für jede Anfrage neu und individuell zusammengestellt. Diese variieren je nach Auftrag beträchtlich.


Ziel:

Ziel ist es, die Effizienz bei Standard-Offerten mittels eines Webtools zu steigern, Know-How-Sharing einzuführen, den Arbeitsprozess zu optimieren und Kosteneinsparungen nachzuweisen. Als Resultat sollen standardisierte Module angeboten werden, welche beim Erstellen der Offerte verwendet werden können. Zudem soll über einen Administrations-Bereich die individuelle Bearbeitung der Module gewährleistet werden.

Beschreibung der Arbeit und Lösung

Die Aufgabe bestand darin, diese Applikation zu planen und die definierten Ziele aus der Aufgabenstellung umzusetzen. Als erstes teilte ich das Webtool in drei Hauptpunkte auf: der erste Teil befasst sich mit der Home-Seite der User und deren Anmeldung, zweitens der Bereich zur Erstellung neuer Offerten, und drittens der Bereich der Administration. Diese Punkte stellte ich in Ablaufdiagrammen visuell dar und konnte mir so ein erstes Bild davon machen, mit welchem Funktionsumfang ich rechnen muss. Noch vor der Programmierung definierte ich das Datenbanklayout und setzte die Tabellen mittels ERM (Entity-Relationship-Modell) in die Datenbank um. Durch das Erstellen einer Designvorlage legte ich die Grundstruktur für die Seiten fest und konnte für die Folge-Seiten meine Effizienz steigern.


1. Teil - Login und Home-Seite

Nur berechtigte User (Mitarbeitende der Abteilung) sollen auf das Tool zugreifen können. Dafür setzte ich auf eine Lösung mit Datenbanktabelle und Session-Variable. Die Person meldet sich über den Pin-Code des Mitarbeiter-Badges an und erhält nur Zugang, wenn sich sein Identifizierungsschlüssel (GID) in der Tabelle befindet. Über eine Session-Variable wird die Person zudem für die kommenden Seiten autorisiert. Der User gelangt auf die personalisierte Startseite des Tools, welche ihm eine Übersicht seiner bereits erfassten Offerten anzeigt. Die Navigation wird jetzt eingeblendet, wodurch der User in die anderen zwei Bereiche, Offerten-Erstellung und Administration, wechseln kann.


2. Teil: Erstellung von Offerten

Den Bereich zur Erstellung neuer Offerten unterteilte ich in fünf Schritte. Durch die Aufsplittung erhält der User eine bessere Übersicht über den Prozess. Fehlende, sowie falsche Eingaben werden durch Prüfungen abgefangen und verhindert, bevor sie am Ende eines jeden Schrittes zur Weiterverarbeitung in Session-Variablen gespeichert werden.

  • Schritt 1: Als erstes gilt es, den Kunden zu erfassen. Es bestehen zwei Optionen: Wenn der User bereits einen Kundenstamm angelegt hat, kann er sich den Kunden bequem per Drag&Drop hineinziehen. Andernfalls muss über ein PopUp-Formular der neue Auftraggeber eingetragen werden.

  • Schritt 2: Der User muss Anrede, Einleitungstext und Anforderungen zum Auftrag definieren, so dass ein entsprechender Offerten-Brief erstellt werden kann.

  • Schritt 3: Hier werden die Module aufgelistet, welche dem User für die Zusammenstellung der Offerte zur Verfügung stehen. So kann er sich die Offerte per Drag&Drop zusammenbauen und die Module unter dem gewünschten Roadmap-Punkt ablegen. Bei den Roadmap-Punkten handelt es sich um sechs vordefinierte Stufen eines Projekts: Konzeption, Realisierung, Testphase/Anpassung, Aufschaltung/Kontrolle, Dokumentation und Schulung.

  • Schritt 4: Im nächsten Teil des Prozesses kann der User benötigte Zeit eintragen, welche für die jeweiligen Module aufgewendet wird/wurde. Dazu berechnet ein Javascript die gesamten Kosten für das Modul.
    Nach dem Abschicken des Formulars werden alle Daten aus den Session-Variablen gelesen und in die entsprechenden Tabellen der Datenbank abgefüllt.

  • Schritt 5: Im letzten Schritt kann der User fehlende, bzw. wichtige Informationen zur Offerte angeben. Diese werden ebenfalls auf dem Output ausgegeben. Hierfür steht ein Textfeld zur Verfügung. Die Daten werden bei korrekter Eingabe zum Datensatz gespeichert.
    Mit der letzten Weiterleitung öffnet sich das generierte Word-File. Es kann vom User gespeichert werden, und falls nötig noch bearbeitet werden.


3. Teil: Administration

Über die Navigation gelangt der User in den Administrationsbereich, dessen Startseite alle möglichen Administrationswerkzeuge anzeigt. Hier können Module/Untermodule erstellt, geändert oder gelöscht werden. Aus einer Übersicht kann das gewünschte Modul/Untermodul ausgewählt werden. Über den Querystring wird die ID des gewählten Moduls mitgeschickt, damit die Änderungen beim richtigen Datensatz vorgenommen werden. Neue Module/Untermodule werden über ein separates Formular erfasst und als neuen Datensatz in die entsprechende Tabelle eingefügt.
Ebenfalls in der Administration wird die User-Tabelle editiert. Hier kann also berechtigten Personen der Zugriff verwehrt werden, oder neue User eingefügt werden. Dazu muss die Eingabe der GID über ein Formularfeld erfolgen, welche nach dem Durchlaufen verschiedener Prüfungen in die Datenbank geschrieben wird.


Fazit:

Durch die Anwendung des gewählten Ablaufs und durch entsprechende Planung ist es mir gelungen, ein Webtool zu entwickeln, welches a) Standard-Offerten wunschgemäss produziert und b) den Arbeitsprozess durch Know-How-Sharing optimiert und somit die Effizienz steigert und Kosten einspart.

Seite ipa_show - jCMS / Aktualisierung: 25.05.2005 jpk